7 boekhoudtips voor de startende zzp’er in de zorg

Van het voeren van de administratie begint niet elke zzp’er in de zorg te glunderen. Sommigen vinden het vervelend werk of bezitten onvoldoende kennis. Maar een goede boekhouding is wel essentieel voor een gezonde onderneming. Wat komt er allemaal bij kijken? Zeven tips voor de startende zzp’er in de zorg.

1. Bewaarplicht

Iedere ondernemer, ongeacht in welke sector hij werkzaam is, heeft een bewaarplicht. Dit houdt in dat je de basisgegevens van je administratie volgens de maatstaven van de Belastingdienst dient te bewaren, zoals alle bonnetjes en inkoop- en verkoopfacturen. Deze periode ligt op zeven jaar. Vergeet ook de belastingaanslagen niet, net als de bankafschriften, urenregistraties, reiskosten en eventuele rittenadministratie als je de auto zakelijk gebruikt en minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt.

2. Digitaal archiveren

Waar bewaar je al die bonnetjes? Het kan op de oude manier, met de schoenendoos of in een ordner. Wellicht geef jij de voorkeur aan een digitaal archief. Dit is tegenwoordig ook toegestaan. Digitaal archiveren, betekent dat je foto’s kunt maken van je bonnetjes en deze bewaart. Ook hierin geldt de bewaarplicht van zeven jaar. Let hierbij wel op dat het overzichtelijk en makkelijk terug te vinden is. Door bijvoorbeeld mappen aan te maken op je computer houd je het overzichtelijk.

3. Zakelijke rekening

Wie voor zichzelf begint, doet er goed aan om een zakelijke rekening te openen. Dat maakt het een stuk eenvoudiger om een goede administratie te voeren. Dit klinkt logisch, maar wordt soms niet gedaan. Wanneer je als zzp’er in de zorg al je inkomsten en uitgaven ook op de privérekening laat binnenkomen, kan het een warboel worden. Dat is wat je niet wil, omdat je mogelijk het overzicht kwijtraakt.

Daarnaast voorkomt het ook dat je achteraf de posten moet splitsen. Was dit nu een zakelijke of privé-uitgave? Door een aparte rekening te openen, kun je heel makkelijk structuur aanbrengen in je administratie. Dat bespaart tijd en geld die je had kunnen verdienen door opdrachten aan te nemen. Benieuwd welke kosten aftrekbaar zijn voor de belasting? Dat lees je hier.

4. Urenregistratie

Iedere ondernemer is verplicht om een urenregistratie bij te houden. Hierin vermeld je alle uren die je aan je onderneming hebt besteed. Dat kan naast de facturabele uren ook zijn in de vorm van reistijd, scholing, administratie of het bijhouden van de website. De Belastingdienst wil dit bij een controle graag inzien. Waarom? Zo weet zij of ze te maken heeft met een ondernemer of niet. Wie meer dan 1225 uur per kalenderjaar in zijn onderneming stopt, voldoet aan het urencriterium en is een volwaardig ondernemer. En dat biedt weer belastingvoordelen.

5. Geld reserveren voor fiscus

Ook zzp’ers in de zorg krijgen ermee te maken: de aangifte inkomstenbelasting. Je wil daarbij niet voor verassingen komen te staan. Het geld dat jij iedere maand op de rekening krijgt van uitbetaalde facturen is een brutobedrag. Hier moeten de belasting en kosten dus nog van worden afgetrokken. Daarom is het wenselijk om elke maand ongeveer een kwart van je omzet apart te houden voor de aangifte inkomstenbelasting. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

6. Op tijd facturen versturen

Het klinkt heel logisch: verstuur de facturen naar je opdrachtgevers op tijd. Toch is het niet altijd vanzelfsprekend. De Belastingdienst hanteert de stelregel dat elke factuur uiterlijk op de vijftiende van de nieuwe maand de deur uit moet zijn. Is de opdracht uitgevoerd op de 22 maart, dan moet de factuur uiterlijk 15 april de deur uit zijn. Maak daarin goede afspraken met je opdrachtgever, ook over de betaaltermijn. Kun je direct ná het afronden van de opdracht factureren? Zo niet, verzend anders zo snel mogelijk. Hoe langer je wacht met factureren des later komt het geld binnen.

Nog een tip: soms kan het juist handig zijn om de factuur niet direct te versturen na het voltooien van de opdracht. Denk aan de omzetbelasting na ieder kwartaal. Wanneer je op 31 maart factureert in plaats van op 1 april dan valt de omzet in het eerste kwartaal. Vermeld dan wel de datum waarop je hebt gewerkt. De factuurdatum is altijd leidend.

7. Administratie zelf bijhouden of uitbesteden?

Je administratie kun je helemaal zelf bijhouden. Er zijn tal van handige boekhoudprogramma’s waardoor dit een stuk eenvoudiger gaat. Maar het is voor te stellen dat jij als zzp’er in de zorg geen tijd of zin hebt om de boekhouding te doen, omdat je liever op de werkvloer staat omdat daar jouw passie ligt, of omdat je er niet zoveel verstand van hebt. Dan is het misschien handig om een boekhouder in de arm te nemen. Je kunt alles uitbesteden, maar ook een deel zelf doen. Door alles bij je boekhouder neer te leggen, kun jij je richten op het werk terwijl hij de administratie voor je regelt. Onderaan de streep bespaart jou dit een hoop tijd en ook geld.

Wil je de boekhouding uit handen geven? In de YOE shop kun jij je aanmelden voor een maand gratis boekhouding door Allizo.


Over de auteur: Jack van Ansem

Jack van Ansem is de mede-eigenaar van Allizo, het administratiekantoor voor zzp’ers in de zorg. We wijzen jou financieel de weg, nemen administratieve zorgen uit handen en ondersteunen jou met de digitale oplossingen van deze tijd. Zo heb jij financiële duidelijkheid op elk gewenst moment.

Over de auteur:

Wout Fassbender
Wout gaat altijd op zoek naar het persoonlijke verhaal. Door middel van interviews en podcasts informeert hij jou omtrent het laatste nieuws over ondernemerschap in de zorg.

Deel dit artikel:

Schrijf je in de
voor de nieuwsbrief

Ook interessant voor jou

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wil jij op de hoogte blijven?

Ontvang nieuwe artikelen direct per e-mail.

Artikelen

Bijscholing

Community

Partners

Over ons